Gestiones administrativas a los organizadores de congresos, convenciones y eventos en general.

Homoclave: OCV-2022-3169-003-A Tipo: Trámite Tipo de trámite: Entrega De Apoyo
Dependencia: Oficina de Convenciones y Visitantes
Unidad administrativa: Dirección de Promoción, Ventas y Apoyo en Sitio
Nivel de gobierno:
Permite dar seguimiento a los eventos ganados para el destino, así como los eventos que buscan apoyo directamente a esta Oficina, para coordinar las visitas de inspección de los comités organizadores de eventos; para la búsqueda de los servicios de hospedaje, recinto a sesionar, alimentación, transportación aérea y terrestre, montaje, audio y vídeo; contando con todo momento con la atención personalizada por personal de la Dirección de Promoción, Ventas y Apoyo en Sitio.
Requisitos
1
Oficio de solicitud
Ámbito: Estatal
Tipo: Decreto
Nombre: DECRETO DE CREACIÓN DE LA OFICINA DE CONVENCIONES Y VISITANTES.
Artículo: 5
Fracción: VII
Inciso: N/A
Párrafo: N/A
Número: N/A
Letra: N/A
Otro: ARTÍCULO 19, FRACCIÓN VI DEL REGLAMENTO INTERNO DE LA OFICINA DE CONVENCIONES Y VISITANTES
Descripción: Realizar un escrito original, firmado y sellado por la Asociación, Colegio y/o Dependencia organizadora del evento, donde harán mención de los apoyos que se necesitan con base a la logística del evento, así mismo es importante indicar el nombre completo del evento, lugar donde se realizará y las fechas con horarios para que nos sirva de referencia a las gestiones a realizar tales como: agenda de entrevistas, gestión de tarifa especial en hoteles acorde a la categoría que requieran, enlace con prestadores de servicios del segmento de Turismo de Reuniones, entre otros por mencionar; la cual deberá llevarse de manera física al piso 13 de Torre Chiapas y entregada a la Dirección General de la Oficina de Convenciones y Visitantes, OCV Chiapas, para que brinden el seguimiento correspondiente a través de la Dirección en turno de Promoción, Ventas y Apoyo en Sitio.
Forma parte del formato: No
Naturaleza: Documento para entrega al Sujeto Obligado
Utilidad tiene este requisito, para la dictaminación o resolución del trámite o servicio:
Tiempo promedio en conseguir el requisito para su presentacion: 15 días
Descripción Requerido
Es necesario alguna firma, validación, certificación, autorización o visto bueno de un tercero No
El requisito solicitado es un trámite que se debe realizar con alguna dependencia gubernamental Sí
2
Especificar los tipos de apoyo
Descripción: Los apoyos que se brindan son gestiones administrativas con instancias gubernamentales tales como ICOSO, CONANP, H. Ayuntamiento de las Ciudades de Tuxtla Gutiérrez, San Cristóbal de Las Casas, entre otras; así como gestiones con prestadores de servicios donde se solicita el apoyo con tarifas especiales con aerolíneas y hoteles de 3 a 5 estrellas, elaboración de itinerarios, diseño de la imagen del evento para la difusión y/o promoción, entre otros, las cuales se notifican al comité organizador de las respuestas oficiales obtenidas con cada una de las instancias y con ello prevean la logística del evento a realizarse.
Forma parte del formato: No
Naturaleza: Documento para entrega al Sujeto Obligado
Utilidad tiene este requisito, para la dictaminación o resolución del trámite o servicio:
Tiempo promedio en conseguir el requisito para su presentacion: 4 días
Descripción Requerido
Es necesario alguna firma, validación, certificación, autorización o visto bueno de un tercero No
El requisito solicitado es un trámite que se debe realizar con alguna dependencia gubernamental Sí
Formato requerido:
No se presenta formato
Pasos
1 Estimado usuario con el fin de contribuir a realizar su trámite oportunamente deberá presentar Oficio original, firmado y sellado por la Asociación, Colegio y Dependencia organizadora del evento, en la cual deberán especificar los apoyos que se necesitan para la realización del evento en Chiapas, la cual deberá llevarse de manera física al piso 13 de Torre Chiapas y entregada a la Dirección General de la Oficina de Convenciones y Visitantes, OCV Chiapas, para que brinden el seguimiento correspondiente a través de la Dirección en turno de Promoción, Ventas y Apoyo en Sitio.
2 Es importante que en el documento oficial mencionen la importancia del evento a realizarse en el destino que han decidido como Sede (Tuxtla Gutiérrez, San Cristóbal de Las Casas, Comitán, Palenque y/o Tapachula), así como el beneficio que tendrá en el segmento, ya sea médico, científico; entre otros.
3 Enlistar y describir los apoyos y/o gestiones que se requiera, acorde a la logística del evento tales como Agenda de Entrevistas en radio y Televisión, Gestión de tarifas especiales en la categoría de Hoteles que cubran los servicios de los participantes, envío de invitación para autoridades, por mencionar algunos ejemplos.
4 Se le notificará al comité organizador de las respuestas oficiales obtenidas con cada una de las instancias y con ello prevean la logística del evento a realizarse.
¿Se puede agendar una cita para realizar el trámite? Sí
Liga electrónica para agendar una cita en linea para realizar el trámite:
Costo
Gratuito
Etapa del trámite o servicio en que se realiza o se pude realizar el pago:
Plazo de respuesta
Tiempo que tiene la dependencia para resolver: 3 Meses
Metodología para llevar acabo la resolución
Metodología para llevar acabo la resolución del trámite o servicio: Si el evento se obtuvo a través de la candidatura de sede, la Dirección de Promoción, Ventas y Apoyo en Sitio, deberá cumplir con la carta compromiso que la Oficina emite, ya sea con gestiones o apoyos directamente al evento. Así mismo, si el evento ya está en el Destino y solicita los apoyos deberá cumplir acorde a lo siguiente: • El trámite oportunamente se deberá presentar por un escrito original, firmado y sellado por la Asociación, Colegio y Dependencia organizadora del evento, en la cual deberán especificar los apoyos que se necesitan para la realización de la próxima edición en Chiapas, así como las fechas y lugar a realizarse; la cual deberá llevarse de manera física al piso 13 de Torre Chiapas y entregada a la Dirección General de la Oficina de Convenciones y Visitantes, OCV Chiapas, para que brinden el seguimiento correspondiente a través de la Dirección en turno de Promoción, Ventas y Apoyo en Sitio. • Hacer énfasis de la importancia del evento a realizarse en el destino y el beneficio que tendrán en el segmento (médico, científico, entre otros) • Enlistar los apoyos y/o gestiones que requieren acorde a la logística del evento • La Dirección de Promoción, Ventas y Apoyo en Sitio a través de la OCV CHiapas deberá notificar al comité organizador de las respuestas obtenidas en cada instancia a través de las gestiones, para que en caso de que no sea positivo el apoyo pueda prever con tiempo y con ello no afecte a la logística del evento o en su caso si es factible tengan conocimiento de este trámite; lo cual una vez obtenida todas las gestiones se informa por oficio del estatus de cada petición.
Plazo de prevención
Plazo que tiene la dependencia para prevenir al solicitante: 15 Días hábiles
Plazo que tiene el usuario para responder la prevención: 15 Días hábiles

Respuesta de la Dependencia en caso de no responder en el tiempo establecido: No aplica
Vigencia de la resolución
Vigencia: 1 año de vigencia
Observaciones: El tiempo promedio del trámite puede tener una vigencia de 3 meses o hasta un año, esto inicia desde que se concreta el evento con sede en Chiapas, considerando el número de la edición y con ello realizar las gestiones de acuerdo a la logística que el comité organizador indique de manera oficial para el cumplimiento de estas.
¿Quién puede solicitarlo?
Lo puede solicitar:
  • Otro: Colegios, Asociaciones, Cámaras , Universidades y/o Dependencias
¿En qué caso se debe realizar el trámite o servicio? Se realiza cuando se brinda el seguimiento de los apoyos acordados en los eventos ganados por la Dirección de Promoción, Ventas y Apoyo en Sitio que ya están puestos en el destino; así como los eventos que buscan apoyo directamente a esta Oficina, para coordinar los apoyos de acuerdo a la logística del evento a realizarse.
Actividad econónomica que está vinculada al trámite o servicio
Servicios de alojamiento temporal y de preparación de alimentos y bebidas
Subsector: Servicios de alojamiento temporal
Rama: Hoteles, moteles y similares
Subrama: Hoteles y moteles, excepto hoteles con casino
Clase: Hoteles con otros servicios integrados
El trámite o servicio se realiza cuando una empresa se encuentra en: Ninguna de las anteriores
Descripción Requerido
La resolución de este trámite está vinculada con la presentacion de otros trámites Sí
La resolución es requisito de otro trámite No
Autoridades responsables
Rol del Funcionario: Consultas
Otro:
Nombre:- Elsa Margarita Osuna Ruíz
Cargo: Anlista técnico Especializado
Correo electrónico: [email protected]
Teléfono: (961) 705-50__
Ext: 203
Datos de la Unidad Administrativa del responsable del trámite: Blvd. Andrés Serra Rojas, Esquina Libramiento Norte Ote.Nivel 13. Edificio Torre Chiapas, Col. Paso limón, C.P. 29049, Interior S/N, Exterior S/N, Paso Limón, Tuxtla Gutiérrez, CP 29049, Teléfono (961) 132-4827, Extensión 68202___, Correo electrónico [email protected], Chiapas
Fundamento Jurídico
Fundamento que da origen al trámite o servicio
Ámbito: Estatal
Tipo: Decreto
Nombre: DECRETO DE CREACIÓN DE LA OFICINA DE CONVENCIONES Y VISITANTES.
Artículo: 5
Fracción: VII
Inciso: N/A
Párrafo: N/A
Número: N/A
Letra: N/A
Otro: ARTÍCULO 19 FRACCIÓN VI DEL REGLAMENTO INTERNO DE LA OFICINA DE CONVENCIONES Y VISITANTES
Inspección, verficación o vista domiciliaria
Este trámite no requiere inspección
Conservar Información
¿Este trámite o servicio requiere conservar información para fines de acreditación, inspección y verificación con motivo del trámite o servicio?: Sí
Fines de Acreditación para conservar información del trámite:
Fines de Acreditación para conservar información del trámite:
Fines para conservar información el trámite:
Descripción: Para el cumplimiento de los apoyos gestionados, con base a las necesidades de la logística del evento.
Número de solicitudes realizadas en el año anterior
Número de solicitudes aceptadas: 31
Número de solicitudes rechazadas: 0
Información adicional
Información que sea útil para que el interesado realice el trámite
La Oficina de Convenciones y Visitantes, da seguimiento al trámite ha realizar con las instancias, proveedores y prestadores de servicios turísticos, con el objetivo de que brinden una respuesta en tiempo y forma, de acuerdo a la logística del evento. *Nota: El rubro correspondiente a "medios de presentación, criterios de resolución, plazos de prevención y resolución", no se encuentran regulados en precepto legal alguno, por lo tanto, carecen del fundamento requerido.
Última modificación del trámite o servicio: 12 febrero 2024
Autoridad pública responsable

Dirección de Promoción, Ventas y Apoyo en Sitio

Blvd. Andrés Serra Rojas, Esquina Libramiento Norte Ote.Nivel 13. Edificio Torre Chiapas, Col. Paso limón, C.P. 29049 S/N Paso Limón Tuxtla Gutiérrez C.P.29049

Lunes 8:00 A. M. a 4:00 P. M.

Martes 8:00 A. M. a 4:00 P. M.

Miércoles 8:00 A. M. a 4:00 P. M.

Jueves 8:00 A. M. a 4:00 P. M.

Viernes 8:00 A. M. a 4:00 P. M.

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